مفهوم کنترل در مدیریت سازمان و انواع آن

کنترل در مدیریت سازمان یک مهارت مهم برای دستیابی به اهداف مشخص سازمان است و انواع مختلفی دارد. این فرایند شامل تنظیم استانداردها، مقایسه عملکرد با این استانداردها و در صورت لزوم اصلاح مسیر فعالیت‌هاست. کنترل در مدیریت بسیار مهم است زیرا به مدیران کمک می‌کند تا انحرافات تیم از اهداف سازمانی را شناسایی و اصلاح کنند.

هر نوع کنترل نقش حیاتی در اطمینان از کارایی و اثربخشی سازمان دارد و از منابع انسانی و مالی به بهترین نحو استفاده می‌کند تا سازمان به اهداف خود برسد. در ادامه این مفهوم و انواع آن را بررسی می‌کنیم.

مفهوم کنترل سازمانی در مدیریت چیست؟

کنترل سازمانی در مدیریت به معنای نظارت مداوم بر عملکردها و فعالیت‌های سازمان و مقایسه آن‌ها با استانداردهای از پیش تعیین‌شده است. اگر انحرافی در مسیر دستیابی به اهداف مشاهده شود، مدیران از طریق کنترل می‌توانند اقدامات اصلاحی را اعمال کنند تا سازمان در مسیر صحیح به حرکت خود ادامه دهد. کنترل مدیریت سازمانی به مدیران این امکان را می‌دهد که تصمیم‌های درست‌تری بگیرند و منابع سازمانی را به بهترین شکل مدیریت کنند.

کنترل سازمانی تنها به نظارت محدود نمی‌شود؛ بلکه شامل مراحل مختلفی مانند تعریف معیارهای عملکرد، جمع‌آوری داده‌های مربوط به عملکرد واقعی و مقایسه آن با اهداف است. سپس، در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی برای جلوگیری از انحرافات بیشتر و بهبود عملکرد اجرا می‌شود. این فرآیند به سازمان کمک می‌کند تا در شرایط پیچیده، عملکرد انعطاف‌پذیری داشته باشد و به تغییرات محیطی و داخلی واکنش مناسب نشان دهد.

چرا کنترل سازمانی برای مدیران مهم است؟

کنترل نه تنها به مدیران امکان می‌دهد تا عملکرد سازمان را ارزیابی کنند، بلکه از طریق اصلاح و بهبود مستمر عملکرد، موجب افزایش کارایی و اثربخشی سازمان می‌شود. دلایل اصلی اهمیت کنترل برای مدیران شامل موارد زیر است:

• امکان شناسایی مشکلات و انحرافات قبل از تبدیل‌شدن به مسائل بزرگ‌تر است
• با کنترل سازمان، مدیران می‌توانند به موقع به چالش‌ها و مشکلات پاسخ دهند و آنها را مدیریت کنند.
• کاهش هزینه‌ها، جلوگیری از اتلاف منابع و بهبود عملکرد کلی سازمان می‌شود.
• افزایش هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان
• بهبود عملکرد کلی سازمان و انسجام و ارتباطات داخلی بهتر

انواع کنترل سازمانی در مدیریت

انواع کنترل سازمانی در مدیریت به شرح زیر است:

1- کنترل پیش‌نگر (Feedforward Control)

کنترل پیش‌نگر یکی از انواع کنترل سازمانی است که بر پیش‌بینی مشکلات و انحرافات قبل از وقوع تمرکز دارد. این نوع کنترل به مدیران این امکان را می‌دهد تا قبل از اینکه مشکلی ایجاد شود، آن را شناسایی کرده و اقدامات پیشگیرانه را انجام دهند. تکنیک کنترل پیش‌نگر معمولاً شامل مراحل کلیدی زیر است:

• پیش‌بینی مسائل احتمالی در فرآیند تولید
• اجرای اقدامات برای جلوگیری از بروز مشکلات
• استفاده از فناوری پیشرفته برای تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌ها
• نظارت و تنظیم منظم فرآیندها برای حفظ کارایی.

2- کنترل همزمان (Concurrent Control)

کنترل همزمان به فرایندی اشاره دارد که طی آن، مدیران عملکردها و فعالیت‌ها را در لحظه و به صورت همزمان با انجام آن‌ها نظارت می‌کنند. این نوع کنترل به مدیران اجازه می‌دهد که مشکلات را در زمان واقعی شناسایی کرده و فوراً به آن‌ها رسیدگی کنند. کنترل همزمان اغلب در عملیات تولیدی، خدمات مشتری و یا مدیریت پروژه استفاده می‌شود. برای مثال، در خط تولید، کنترل همزمان به این معناست که هرگونه خرابی یا نقص در فرآیند تولید فوراً شناسایی و اصلاح می‌شود.

3- کنترل پس‌نگر (Feedback Control)

کنترل پس‌نگر به ارزیابی عملکردها و نتایج پس از انجام فعالیت‌ها اشاره دارد. این نوع کنترل بر بازخورد و اطلاعات مربوط به عملکرد نهایی تمرکز دارد تا مدیران بتوانند نتایج را با اهداف مقایسه کرده و اقدامات لازم را در صورت نیاز انجام دهند. کنترل پس‌نگر به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد گذشته را ارزیابی کرده و از آن برای بهبود فرایندهای آینده استفاده کنند.

اجرای کنترل سازمانی و مدیریت آن

✔️ اهداف و استانداردهای شرکت یا سازمان را تعیین کنید. استانداردهای کنترل به دو دسته استانداردهای کمی و کیفی دسته‌بندی می شوند. استانداردهای کمی بر حسب پول بیان می‌شوند و استانداردهای کیفی شامل فاکتورهای نامشهود است.

✔️ پس از اینکه اهداف شرکت خود را شناسایی کردید، بررسی کنید که چه نوع کنترل سازمانی می‌تواند به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کند.

✔️ عملکرد تیم خود را اندازه گیری کنید. بررسی کنید سیاست‌هایتان چقدر خوب کار می‌کنند و آیا نیاز به تغییر یا اضافه کردن کنترل سازمانی دارید؟

✔️ هنگامی که اهداف سازمان و نحوه اندازه‌گیری پیشرفت تیم مشخص شد، ابزار یا ساختاری در نظر بگیرید که به شما در نحوه کنترل اهداف سازمان کمک کند.

✔️ سبک‌های رهبری مختلفی را آزمایش کنید تا بدانید چه سبک رهبری برای شما و تیمتان بهترین کارایی را دارد.

💡 مطلب پیشنهادی: سبک‌های مدیریت در سازمان

کنترل در مدیریت سازمان، کلید دستیابی به اهداف سازمانی

کنترل در مدیریت سازمان نقش مهمی در هدایت فعالیت‌ها و دستیابی به اهداف سازمانی دارد. این فرایند نه تنها شامل نظارت و ارزیابی عملکرد است، بلکه با اعمال اقدامات اصلاحی به بهبود مستمر سازمان کمک می‌کند. انواع مختلف کنترل، از جمله کنترل پیش‌نگر، همزمان و پس‌نگر، به مدیران امکان می‌دهد تا در هر مرحله از فعالیت‌ها از خطاها جلوگیری کرده و کارایی را افزایش دهند.

استفاده از تکنیک‌های کنترل‌ مالی و اداری به مدیران کمک می‌کند تا از منابع بهتر استفاده کنند و هماهنگی لازم بین بخش‌های مختلف سازمان را بهبود ببخشند. به طور کلی، کنترل سازمانی ابزاری مهم برای حفظ انسجام، بهبود عملکرد و مدیریت تغییرات است و به مدیران این امکان را می‌دهد که در یک محیط پر از چالش‌ عملکرد بهتری داشته باشند. با استفاده از این ابزارهای مدیریتی، سازمان‌ها می‌توانند به اهداف خود برسند و در مسیر پیشرفت مداوم قرار گیرند.

با شرکت در دوره DBA می‌توانید تکنیک‌های کنترل در سازمان را به خوبی یاد بگیرید و یک مدیر موفق در سطح خود باشید.

سوالات متداول

1-کنترل سازمانی چیست؟

کنترل سازمانی فرایندی است که طی آن مدیران فعالیت‌ها و عملکردها را نظارت، ارزیابی و در صورت نیاز اصلاح می‌کنند تا به اهداف خود در سازمان برسند.

2- چرا کنترل در مدیریت برای مدیران مهم است؟

کنترل در مدیریت سازمان به مدیران کمک می‌کند خطاها را شناسایی، عملکرد تیم را بهبود بخشند و بهره‌وری سازمان را افزایش دهند.

3- تفاوت کنترل پیش‌نگر و پس‌نگر چیست؟

کنترل پیش‌نگر قبل از وقوع مشکلات برای پیشگیری اعمال می‌شود، در حالی که کنترل پس‌نگر پس از انجام فعالیت‌ها نتایج را ارزیابی می‌کند.