نکات مهم برای مدیران تازه کار و جدید

مدیران تازه کار معمولاً با ترکیبی از احساسات، به صورت هیجان‌زده و نگران، وارد نقش خود می‌شوند. هیچ میزان تجربه کاری، به‌تنهایی نمی‌تواند آن‌ها را کاملاً برای مدیریت یک تیم آماده کند، اما کارهای زیادی هست که می‌توانند انجام دهند تا به آن هدف نزدیک‌تر شوند.

در ادامه این مطلب ۱۵ نکته مهم برای مدیران جدید را بررسی می‌کنیم که به آن‌ها کمک می‌کنند برای این نقش جدید آماده‌تر شوند.

15 مهارت ضروری برای مدیران جدید

اگر یک مدیر تازه کار هستید و می‌خواهید مهارت‌های مهم را یاد بگیرید، پیشنهاد می‌کنیم مطلب مدیریت چیست؟ و انواع سبک‌های مدیریت را مطالعه کنید.

در ادامه ۱۵ مهارت ضروری برای مدیران جدید را بررسی می‌کنیم تا به عنوان یک مدیر تازه کار در نقش خود موفق شوید.

1- قبل از ترفیع آماده شوید

معمولاً افراد از قبل می‌دانند که قرار است به جایگاه مدیریتی ارتقا پیدا کنند. اگر هنوز به این سطح نرسیده‌اید اما هدف جدی برای مدیریت دارید، بهتر است از همین حالا برای آن آماده شوید. رفتار مدیران دیگر را زیر نظر داشته باشید، از آن‌ها یاد بگیرید و حتی در دوره‌های آموزشی در زمینه مدیریت حضور پیدا کنید تا آمادگی بیشتری داشته باشید.

2- همیشه در حال یادگیری باشید

ورنون هاوارد، نویسنده معروف، می‌گوید: «همیشه در زندگی طوری قدم بردار که انگار چیزی برای یاد گرفتن داری و در نهایت یاد خواهی گرفت.» حتی وقتی مدیر شدید، مهم است که متواضع باشید و همیشه پذیرای یادگیری بمانید. اعضای تیم شما احتمالاً در برخی زمینه‌ها از شما بهتر هستند، پس اگر می‌خواهید موفق باشید، باید از آن‌ها هم یاد بگیرید.

3- روی تصویر کلی تمرکز کنید

یکی از رایج‌ترین توصیه‌هایی که از مدیران با تجربه می‌شنوید این است که تیمتان را بیش از حد کنترل نکنید. به جای اینکه روی جزئیات بیش از حد حساس شوید، روی نتیجه کلی و عملکرد تیم تمرکز داشته باشید. وقتی به اعضای تیم آزادی عمل بدهید، آن‌ها مسئولیت بیشتری قبول می‌کنند و بهتر کار خواهند کرد.

4- مهارت‌های رهبری یاد بگیرید

برای اینکه مدیر خوبی باشید، باید مهارت‌های رهبری را یاد بگیرید. کتاب‌ها و منابع زیادی در مورد توسعه رهبری وجود دارد، پس شروع به مطالعه کنید. بسیاری از رهبران موفق تجربه‌های ارزشمند خود را به اشتراک گذاشته‌اند و شما می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. مهارت‌های حل مسئله برای مدیران از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که باید داشته باشند.

مطلب پیشنهادی: رهبری سازمان چیست؟

5- جلسات را به حداقل برسان

حتماً یادتان هست که قبل از مدیر شدن، همیشه از جلسات طولانی و بی‌هدف شکایت می‌کردید! حالا که مدیر شده‌اید، نباید همان اشتباه را تکرار کنید. اگر مسئله‌ای را می‌توانید با ایمیل یا از طریق ابزارهای همکاری گروهی حل کنید، این روش‌ها سریع‌تر و مؤثرتر هستند.

6- تیمتان را بشناسید

برای اینکه مدیر بهتری باشید، باید با اعضای تیمتان ارتباط برقرار کنید. فقط درباره وظایف شغلی و اهداف حرفه‌ای آن‌ها سؤال نکنید، بلکه درباره خانواده، سبک زندگی و علایقشان هم بپرسید. ایجاد یک رابطه دوستانه و صمیمی باعث افزایش اعتماد و همکاری در تیم می‌شود. حتی می‌توانید برنامه‌هایی برای تفریح و تعامل تیمی ترتیب دهید.

مطلب پیشنهادی: مهارت‌های ارتباطی برای مدیران

7- رئیس باشید، نه دوست صمیمی

ارتباط دوستانه با اعضای تیم مهم است، اما نباید فراموش کنید که در محیط کار، نقش شما مدیر است نه یک دوست صمیمی. روابط بیش از حد دوستانه می‌تواند باعث ایجاد حس تبعیض و نارضایتی در تیم شود. اگر در محل کار دوستی نزدیکی با کسی دارید، حواستان باشد که در ساعات کاری تعاملاتتان را حرفه‌ای نگه دارید.

8- به همه اعضای تیم احترام بگذارید

احترام برای هر کسی معنای متفاوتی دارد. وظیفه شما به عنوان مدیر این است که بفهمید هر فرد چگونه احساس احترام می‌کند و این حس را به او منتقل کنید.

9- همیشه در دسترس باشید

باید طوری رفتار کنید که اعضای تیمتان بدانند هر زمان که لازم باشد، می‌توانند با شما ارتباط بگیرند. به آن‌ها بگویید که بهترین راه ارتباطی چیست و همیشه به سؤالات و مشکلاتشان در زمان مناسب پاسخ بدهید. این کار باعث می‌شود تیم به شما اعتماد داشته و راحت‌تر درباره روند کارها با شما صحبت کند.

10- شنونده فعال باشید

برای اینکه شنونده خوبی باشید، باید به زبان بدن طرف مقابل توجه کنید، تماس چشمی داشته باشید و با حرکات سر نشان دهید که صحبتش را دنبال می‌کنید. وقتی کسی با شما صحبت می‌کند، اجازه دهید حرفش را کامل بزند و بعد از آن نکات کلیدی را تکرار کنید تا مطمئن شود که حرفش را درک کرده‌اید.

11- منظم باشید

یک محیط کاری مرتب و برنامه‌ریزی دقیق، بهره‌وری تیم را افزایش می‌دهد. از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید تا کارهای تیم بهتر سازماندهی شود و روند اجرای پروژه‌ها را تحت کنترل داشته باشید. وقتی همه چیز منظم باشد، کارها بهتر پیش خواهند رفت.

12- از قبل برنامه‌ریزی کنید

همه افراد موفق بر اهمیت برنامه‌ریزی تأکید کرده‌اند. بنجامین فرانکلین می‌گوید: «اگر در برنامه‌ریزی شکست بخوری، در واقع برای شکست برنامه‌ریزی کرده‌ای». وقتی از قبل برنامه داشته باشید، تیم شما نیز هماهنگ‌تر کار می‌کند و از مشکلات ناشی از بی‌برنامگی جلوگیری می‌شود.

13- عملکرد تیم را بررسی کنید

حتی اگر شرکت شما را به این کار مجبور نکرده باشد، بهتر است حداقل سالی یک بار جلسه‌ای با هر یک از اعضای تیم بگذارید و عملکرد آن‌ها را بررسی کنید. این جلسات نباید فقط برای انتقاد باشد، بلکه فرصتی است تا نقاط قوت آن‌ها را بشناسید و انگیزه لازم را برای پیشرفت بیشتر به آن‌ها بدهید.

14- بازخورد بگیرید

به‌عنوان مدیر، باید همیشه از تیم خود نظرات و پیشنهاداتشان را درباره روند کار، استراتژی‌ها و بهبود عملکرد شرکت بخواهید. همچنین می‌توانید از آن‌ها بپرسی که چگونه می‌توانید مدیر بهتری باشید. دریافت بازخورد از تیم به رشد شخصی و حرفه‌ای شما کمک زیادی می‌کند.

15- الگوی تیمتان باشید

مهم‌ترین نکته‌ای که باید به یاد داشته باشید این است که همیشه الگوی تیم خود باشید. به جای اینکه فقط از آن‌ها انتظار کار زیاد داشته باشید، خودتان هم باید با تمام توان کار کنید. وقتی اعضای تیم ببینند که شما سخت‌کوش و مسئولیت‌پذیر هستید، انگیزه بیشتری برای بهتر کار کردن پیدا خواهند کرد.

چالش‌هایی که مدیران جدید با آن روبرو هستند

برای پاسخ به این سوال که چگونه کسب‌وکار خود را مدیریت کنیم؟ باید چالش‌های پیش رو را هم بشناسید. در ادامه برخی از چالش‌هایی که مدیران جدید با آن روبرو هستند را به همراه راه حل آن‌ها بررسی می‌کنیم:

1- مدیریت همکاران سابق

یکی از سخت‌ترین چالش‌های مدیران تازه‌کار این است که از یک همکار صمیمی به یک مدیر تبدیل شوند، بدون اینکه روابط دوستانه‌شان خراب شود. در این شرایط، باید یاد بگیرید که چطور روی دیگران تأثیر بگذارید، کارکنان را هدایت کنید و با افرادی که مستقیماً تحت مدیریت تو نیستند، هماهنگی داشته باشید.

2- متعادل کردن حجم کاری جدید

مدیران تازه‌کار علاوه بر اینکه باید رهبر باشند، همچنان باید کارایی خودشان را هم حفظ کنند. مهارت‌هایی مثل مدیریت زمان، کنترل استرس، ایجاد تعادل در روابط کاری و تسلط بر دانش تخصصی صنعت در این مسیر ضروری هستند.

3- ایجاد موفقیت تیمی

یک مدیر تازه‌کار باید بتواند تیمش را در مسیر درست هدایت کند، به‌ویژه زمانی که دستورالعمل‌ها و انتظارات کاملاً مشخص نیستند. این چالش در تیم‌های ترکیبی (حضوری و دورکاری) سخت‌تر هم می‌شود. مهارت‌هایی که در این شرایط نیاز دارید شامل توانایی تعیین مسیر برای اعضای تیم، سازماندهی کارها، مدیریت ضرب‌الاجل‌ها، و تقویت همکاری درون تیمی است.

4- جهت‌یابی در سازمان

حالا که مدیر شده‌اید، باید بتوانید نظراتتان را به مدیران ارشد منتقل کنید و از طرف تیم یا بخش خودتان صحبت کنید. برای این کار باید در سطح مدیریت دیده شوید، ساختار سازمانی، فرهنگ و سیاست‌های داخلی شرکت را بشناسید و بتوانید تغییرات سازمانی را برای خود و تیمتان مدیریت کنید. اگر مهارت‌های ارتباطی و سیاسی قوی نداشته باشید، ممکن است در این مسیر به مشکل بخورید.

5- ایجاد انگیزه و الهام‌بخشی

مدیر تازه‌کار باید بتواند همکاران مستقیم و غیرمستقیم را به کار تشویق کند. مهارت‌هایی که باید داشته باشید شامل الهام‌بخشی به تیم برای انجام کارها، تشویق آن‌ها به فراتر رفتن از انتظارات، درک انگیزه‌های کارکنان و توانایی انتقال چشم‌انداز سازمان به تیم است.

6- پاسخگو نگه ‌داشتن افراد

یکی از سخت‌ترین چالش‌های مدیریت تازه‌کار، دادن بازخورد به اعضای تیم است، به‌ویژه زمانی که بازخورد منفی باشد. این کار در تیم‌های دورکار و ترکیبی دشوارتر هم می‌شود. مهارت‌هایی که برای حل این چالش نیاز دارید شامل مسئولیت‌پذیر نگه‌داشتن کارکنان، برخورد مؤثر با افرادی که تجربه یا توانایی کافی ندارند و مدیریت عملکرد آن‌ها است.

7- مربیگری و توسعه مهارت‌های دیگران

حالا که در جایگاه مدیریت قرار گرفته‌اید، باید به رشد و پیشرفت اعضای تیم کمک کنید. این یعنی باید در مسیر شغلی آن‌ها راهنمایشان باشید و جلسات مشاوره و کوچینگ برگزار کنید. برای بسیاری از مدیران تازه‌کار، این نقش، جدید و چالش‌برانگیز است.

8- برقراری ارتباط مؤثر

مدیران تازه‌کار باید بتوانند با افراد در سطوح مختلف سازمان ارتباط برقرار کنند؛ که شامل اعضای تیم تا مدیران ارشد و همکاران در سایر بخش‌ها هستند. مهارت‌های مورد نیاز در این کار شامل حفظ ارتباطات باز، یادگیری نحوه انتقال پیام‌های مهم (به‌ویژه در جلسات آنلاین)، تنظیم اهداف و انتظارات با تیم و مدیران بالادستی است. ارتباطات، یکی از مهم‌ترین مهارت‌های یک مدیر موفق است.

9- واگذاری کارها و ایجاد اعتماد

یکی از چالش‌های مدیران جدید این است که بفهمند کدام کارها را خودشان انجام دهند و کدام را به اعضای تیم بسپارند. مهارت‌هایی که برای روبرو شدن با این چالش نیاز دارید شامل توانایی کنار گذاشتن کنترل بیش از حد، دانستن زمان مداخله یا راهنمایی بدون نظارت بیش از حد و اعتماد به اعضای تیم برای انجام مسئولیت‌ها است.

10- مدیریت تعارض‌های بین فردی

مدیران تازه‌کار باید بتوانند تعارض‌های میان اعضای تیم را به‌صورت پیشگیرانه و در مواقع ضروری حل کنند. مهارت‌هایی که در این زمینه نیاز دارید شامل تشخیص و حل اختلاف‌های کوچک قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ، کنترل تعارضات در زمان وقوع و مدیریت مقاومت یا نارضایتی اعضای تیم است. برخورد با کارکنانی که مشکلات رفتاری دارند، معمولاً یکی از دشوارترین چالش‌ها برای مدیران تازه‌کار است.

11- ارتباط با افراد متفاوت

مدیران تازه‌کار باید بتوانند با کارکنانی که نظرات، شخصیت‌ها، پیشینه‌ها و توانایی‌های متفاوتی دارند، به‌خوبی کار کنند. مدیریت با تمرکز بر برابری، تنوع و شمول نیازمند درک دیدگاه‌های دیگران و آگاهی از تأثیر ویژگی‌های شخصیتی خود بر سبک رهبری است. مهارت‌های مورد نیاز برای این کار شامل توانایی تطبیق رفتار بر اساس سبک کاری افراد مختلف و ایجاد همدلی در کار با تیم‌های چندفرهنگی است.

12- مدیریت اولویت‌های متضاد

مدیران تازه‌کار باید یاد بگیرند که تعادل بین اولویت‌های مختلف را حفظ کرده و آن‌ها را با اهداف سازمان هماهنگ کنند. آن‌ها باید توانایی مدیریت تناقض‌ها، ایجاد تعادل بین تنش‌های متضاد تغییر تفکر «یا این، یا آن» به تفکر «هم این، هم آن» را داشته باشند.

آموزش مهارت‌های رهبری برای مدیران جدید

مؤسسه آموزش عالی آزاد فن پردازان دوره‌های مدیریت کسب‌وکار (MBA) و مدیریت عالی کسب‌وکار (DBA) را برای مدیران جدید و افرادی که به دنبال تقویت مهارت‌های رهبری خود هستند، ارائه می‌دهد.

دوره مدیریت کسب‌وکار (MBA) بر مفاهیم اساسی مدیریت تمرکز دارد و به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا در زمینه‌هایی مانند مدیریت مالی، بازاریابی، منابع انسانی و استراتژی مهارت کسب کنند. این دوره به مدت ۴۰۰ ساعت و به صورت حضوری برگزار می‌شود و گواهینامه معتبر از وزارت علوم دریافت خواهید کرد.

دوره مدیریت عالی کسب‌وکار (DBA) برای افرادی طراحی شده است که می‌خواهند دانش مدیریتی خود را به سطح بالاتری برسانند. این دوره با رویکردی عملی و تخصصی‌تر نسبت به MBA، مهارت‌های پیشرفته در زمینه رهبری و مدیریت را آموزش می‌دهد. دوره DBA نیز به مدت ۴۰۰ ساعت و به صورت حضوری برگزار می‌شود و گواهینامه‌ای معتبر از وزارت علوم به فارغ‌التحصیلان اعطا خواهد شد.

برای پیش‌ثبت‌نام در دوره‌های فن‌پردازان، فرم زیر را پر کنید تا با شما تماس بگیریم

فیلد های "*" اجباری هستند

نام و نام خانوادگی*

تلفن*

سوالات متداول

1- چگونه می‌توانم به‌عنوان یک مدیر تازه‌کار، اعتماد تیمم را جلب کنم؟

برای جلب اعتماد تیم، برقراری ارتباط شفاف و صادقانه بسیار مهم است. با اعضای تیم خود جلسات منظم و تک‌به‌تک برگزار کنید تا با نیازها، اهداف و نگرانی‌های آن‌ها آشنا شوید. گوش دادن فعال و همدلی با کارکنان نشان‌دهنده احترام و ارزشی است که برای آن‌ها قائل هستید. همچنین، با ارائه بازخورد به‌موقع و سازنده، به آن‌ها کمک کنید تا در مسیر پیشرفت قرار گیرند.

2- چگونه می‌توانم به‌طور مؤثر وظایف را به اعضای تیمم واگذار کنم؟

تفویض مؤثر وظایف نیازمند شناخت دقیق از توانایی‌ها و نقاط قوت هر یک از اعضای تیم است. با شناسایی مهارت‌ها و علایق کارکنان، می‌توانید وظایف را به‌گونه‌ای تخصیص دهید که با توانایی‌های آن‌ها همخوانی داشته باشد. همچنین، تعیین انتظارات واضح و ارائه منابع و پشتیبانی لازم، به اجرای موفقیت‌آمیز وظایف کمک می‌کند.

3- چگونه می‌توانم با تعارضات درون تیمی برخورد کنم؟

برخورد مؤثر با تعارضات درون تیمی مستلزم مواجهه مستقیم و به‌موقع با مسائل است. به‌جای نادیده‌گرفتن مشکلات، با اعضای درگیر به‌صورت جداگانه صحبت کنید و دیدگاه‌های آن‌ها را بشنوید. سپس، با برگزاری جلسه‌ای مشترک، سعی کنید به راه‌حلی که برای همه قابل قبول باشد، دست یابید. حفظ بی‌طرفی و تمرکز بر مسئله، نه افراد، در این فرآیند بسیار حائز اهمیت است.

4- چگونه می‌توانم انگیزه و بهره‌وری تیمم را افزایش دهم؟

تشویق و قدردانی از تلاش‌های کارکنان نقش مهمی در افزایش انگیزه آن‌ها دارد. بازخورد مثبت و سازنده را در زمان مناسب ارائه دهید تا کارکنان احساس ارزشمندی کنند. همچنین، فراهم‌کردن فرصت‌های رشد و توسعه حرفه‌ای، مانند آموزش‌های تخصصی، می‌تواند به بهبود بهره‌وری و رضایت شغلی منجر شود.

5- چگونه می‌توانم بین دوستی و رهبری تعادل برقرار کنم؟

تبدیل‌شدن از همکار به مدیر ممکن است روابط را تغییر دهد. مهم است که در عین حفظ روابط دوستانه، مرزهای حرفه‌ای را رعایت کنید. با تیم خود صادق باشید و نقش جدید خود را توضیح دهید. تأکید کنید که تصمیمات شما بر اساس منافع تیم و سازمان است و تلاش کنید با انصاف و شفافیت عمل کرده تا احترام و اعتماد همکاران سابق و زیردستان فعلی را حفظ کنید.